Un año de Oportunista “Full Remote”​

 

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Desde Mayo de 2019 en Oportunista nos hemos transformado en una empresa 100% remota, esto significa que no tenemos ya la oficina que se ve en la foto y todo el personal de la empresa teletrabaja desde casa, así que me siento capacitado para explicar cómo lo hacemos para que empleados y directivos puedan tal vez incorporar alguno de nuestros aprendizajes.

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Lo primero de todo, el disclaimer, porque en Oportunista tomamos esta decisión por una cuestión estratégica, no por necesidad como sería ahora el caso, y lo segundo y crucial es que somos una empresa de Tecnología y Servicios telemáticos por lo que no tenemos necesidad de atender a nadie como si hacen nuestros miles de clientes: Franquicias, pequeños comercios, restaurantes, centros comerciales, hoteles, etc…

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Las bases para que esto funcione bien son estas:

1- Tecnología: Aunque parezca osado, creo sinceramente que hoy en día realmente existe la tecnología que te permite trabajar MEJOR desde casa que en una oficina, por lo menos 4 de los 5 días de trabajo. A continuación indico las herramientas que usamos en Oportunista:

– Slack, plataforma de comunicación que elimina el 100% de emails entre compañeros de trabajo haciendo por tanto las conversaciones mucho más fluidas y eficientes. Permite crear distintos canales según departamentos o grupos de trabajo y funciona desde un PC y un móvil. https://slack.com

– Trello, plataforma de seguimiento de proyectos, o al menos así lo utilizamos nosotros, tanto para el desarrollos de tecnología como del proceso comercial. Es una especie de Google Docs pero más sencillo y visual que permite compartir la información de forma adecuada entre los equipos. https://trello.com

– Uber Conference: Hay muchos sistemas de comunicación para mantener videoconferencias, pero tras haber probado varias, nos quedamos con esta porque es la más sencilla y útil ya que carece de todas esas funciones que no necesitamos y se centra en las que usamos. https://www.uberconference.com

– Centralita en la nube: En caso de tener un Call Center de atención, no te queda otra, pero por otro lado las centralitas físicas ya casi ni se instalan por lo que no será un gran salto, sino más bien adecuar el sistema a trabajar desde los ordenadores de las KAM desde sus domicilios y esta es la que mejor nos parece. http://www.voz.com

– Equipos informáticos: PCs, teléfonos de centralita, etc… Todo lo que el equipo necesite, la empresa se lo ha facilitado

2- Un espacio adecuado

Cada persona tendrá que encontrar una zona de su casa en donde se encuentre a gusto. No vale el típico sitio donde no quieres estar como puesto de trabajo, sino que debe ser un sitio agradable, aislado a ser posible, luminoso, etc… En cada caso se podrá llegar a una solución u otra, pero creo que un buen espacio facilitará la tarea y los resultados de cada uno.

3- Mentalidad / Disciplina

– Para los gestores que deciden poner en marcha esta nueva forma de ser como equipo, hay que tener una nueva mentalidad también. Se trata de dar un voto de confianza a cada uno de los empleados para que estos demuestren si son merecedores de este nuevo estatus. Hay que aumentar el grado de comunicación casual con los integrantes del equipo para suplir la falta de contacto físico pero al mismo tiempo aumentar el seguimiento y conferencias no presenciales.

– Para todos, hay que incorporar una disciplina y proceso que por ejemplo signifique levantarse a la misma hora, ducharse y vestirse como si se fuera a la oficina, hacer las pausas para el café, etc… La flexibilidad nos debe mejorar, pero es importante esa disciplina porque nos permitirá superar nuestro rendimiento respecto al trabajo en oficina.

– Es importante que cada uno encuentre las actividades que le permitan trabajar más cómodamente, esto incluye paseos, pausas, deporte, etc… Porque habrá momentos en los que te puedes encontrar incómodo o perdido y necesitas incluir en tu rutina actividades que disipen el estrés y mejoren tu claridad mental.

4- Proceso

Lo ideal es hacer las cosas sin urgencia, pero en cualquier caso, lo importante es hacerlas. En este sentido lo mejor hubiera sido empezar con 3 días en casa y 2 en oficina o incluso solo 1, para en un par de meses pasar a 100% remoto con reuniones semanales en un sitio adecuado con los diferentes equipos (Comercial, IT, etc…) estos sitios pueden ser la típica oficina flexible, aunque nosotros hemos optado por una solución 100% gratuita y que no puedo desvelar aquí porque no quiero que se nos llene 😉 Apliquen su imaginación y surgirán varios!

Conclusiones de nuestra experiencia en casi 1 año de empresa Full Remote

El proceso ha sido un éxito absoluto. deberíamos haberlo hecho antes, aunque la tecnología que lo sostiene no existía hace un par de años y hubiera sido imposible, por lo que creo que hemos sido vanguardistas en España en este sentido. No hay ni una sola cosa que crea que ha resultado perjudicada una vez cribado el personal que o no quería o no podía trabajar en este sistema. De hecho creo que ahora tengo una relación más directa con todo el equipo que antes y los KPIs de la empresa son mucho más visibles que antes, además de una reducción del coste y de la estructura que nos permiten dirigir nuestra inversión a temas realmente cruciales para la empresa.

Mi conclusión es que la empresa que pueda permitírselo (Una heladería NO puede ser 100% remota) tiene que ser al menos un 90% remota, y si quiere dar el paso incluso 100% porque todo son ventajas y la Calidad de Vida y Productividad del equipo mejora en mucho.

Espero que os haya hecho pensar y si alguien quiere comentar algo en concreto estaré encantado en ayudarle a dar el paso.

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